Werk jij met statiegeld en gehuurde emballage? Dan is het handig om checks en cross checks uit te voeren. In dit blog vertellen wij je meer over waarom het belangrijk is om checks en cross checks te doen en wat de risico’s zijn als dit niet gebeurt. Wil je naast dit blog meer te weten komen over het belang van checks en cross checks en hoe deze uit te voeren zijn? Twijfel niet om contact op te nemen met ons.
Inkomende en uitgaande stromen
Uitgaande stromen worden veelal via verkooporders in het ERP systeem bijgehouden. Het ERP is zo ingericht dat zaken als in- en verkoop, financiën, voorraadbeheer, CRM, orderverwerking en productie optimaal met elkaar samen werken. In de meeste ERP-systemen is het niet mogelijk om een goed overzicht te krijgen van de emballage.
De inkooporder bij het inkopen van een leverancier geeft vaak ook inzicht in de inkomende emballage. Op de afleverbon staat vaak genoemd welke returnable transport items er bij de goederen worden geleverd. De retourstromen daarentegen worden nergens geborgd en moeten handmatig bijgehouden worden. Dit levert vaak een grote uitdaging omdat dit snel vergeten wordt.
Pooling emballage
Het inkoop- en verkoopproces is vaak nog wel te controleren met de fysieke emballagebonnen. Waar het vaak lastiger te controleren wordt, is als er pooling emballage wordt gebruikt. Met het gebruik van pooling emballage heb je te maken met huursystemen op basis van jaar-, maand-, week- en daghuur. Daarnaast gebruiken sommige poolingbedrijven ook nog eigen portals, waarin emballage mutaties worden bijgehouden. Aan de hand van deze mutaties worden vervolgens saldo’s en huur berekend.
Checks en cross checks
Om er zeker van te zijn dat je niet te veel huur betaald of dat er geen emballage kwijtraakt, is het verstandig om checks en cross checks uit te voeren. Hierbij is het verstandig om de inkoop- en verkooporders te vergelijken met de emballagemutaties in het portal van de poolpartner.
Vaak zijn er van de inkoop- en verkooporders papieren versies. Dit zorgt voor extra werk om een goed overzicht te maken van de saldo’s. Het maken van een check en cross check met het saldo van een pooling partner is daardoor lastig.
Bij digitale transacties kun je sneller zien welke emballagemutaties er gemaakt zijn. In één oogopslag kun je controleren of de emballage op de verkooporder overeenkomt met de uitgaande emballage. Via het portal van de pooling partner kun je dan eenvoudig cross checken of dit aantal ook overeenkomt met deze transactie.
Conclusie
Het digitaliseren van de emballage administratie geeft meer inzicht en overzicht. Hierdoor wordt het mogelijk om checks en cross checks uit te voeren. Er wordt inzicht gecreëerd in de interne administratie. Daarnaast kan er controle uitgevoerd worden op de externe administratie, van de pooling partner.
Dit zorgt ervoor dat er geen onnodige huurkosten worden betaald en er minder emballage kwijtraakt. Dit levert aan het eind van het jaar geld op wat anders opgaat aan kosten voor emballage.
Dat wil toch ieder bedrijf?!
